Como organizar pedidos e encomendas pelo WhatsApp: o que perguntar, confirmar e anotar
Por Site do Zap · publicado em 23/10/2026
Para organizar pedidos e encomendas pelo WhatsApp, siga três passos em toda conversa: faça as mesmas perguntas antes de aceitar, mande uma mensagem de confirmação com o pedido inteiro e anote num lugar só, fora do aplicativo. Serve para confeitaria, marmita, artesanato e para qualquer negócio que produz sob encomenda.
O que perguntar antes de aceitar o pedido?
Seis perguntas resolvem a maior parte dos pedidos:
- O quê. O item, com sabor, cor, tamanho ou tema.
- Quanto. Quantidade, peso ou número de pessoas.
- Para quando. Dia e hora. Pergunte a hora da festa, não só o dia.
- Retirada ou entrega. Se for entrega, o endereço completo e quem recebe.
- Em nome de quem. Nome e um telefone de contato.
- Como paga. Pix, cartão ou na entrega, e se há sinal.
Cada tipo de negócio tem uma pergunta que não pode faltar:
| Negócio | Pergunte também |
|---|---|
| Confeitaria | Alguém tem alergia ou restrição? Vai ter nome ou idade no bolo? |
| Marmita | Troca algum acompanhamento? Precisa de talher? |
| Artesanato | Qual nome ou frase vai na peça, escrito do jeito certo? Tem foto de referência? |
Peça o nome para gravar ou escrever sempre por texto. Em áudio, a grafia se perde.
A mensagem de confirmação
Antes de começar a produzir, mande o pedido inteiro numa mensagem e peça um "confirmado" de volta. É essa mensagem que vale se surgir dúvida depois.
Confirmando o seu pedido, (nome): - (item), (sabor, cor ou tamanho) - Quantidade: (quantidade) - Para: (dia), às (hora) - (retirada no endereço / entrega no endereço) - Total: (valor), com sinal de (valor) no Pix Está tudo certo? Me responde "confirmado" que eu reservo a data.
Se o cliente mudar alguma coisa, mande a confirmação de novo, inteira. Mudança solta no meio da conversa é a que some.
Onde anotar os pedidos
A conversa não é agenda. Ela desce na lista, mistura com outras e some quando o celular quebra. Anote fora, num lugar só: caderno, planilha ou a agenda do celular. Escolha um e não divida.
O que anotar em cada linha:
- data e hora da entrega;
- nome e telefone;
- o pedido, copiado da mensagem de confirmação;
- valor total, quanto já foi pago e quanto falta;
- retirada ou endereço de entrega.
Organize pela data de entrega, não pela data em que o pedido chegou. O que importa de manhã é saber o que sai hoje.
Como não perder pedido no meio das conversas?
- Marque a conversa. No WhatsApp Business, use etiquetas como "Aguardando sinal", "Em produção" e "Entregue". No comum, fixe no topo as conversas dos pedidos da semana.
- Anote na hora. Recebeu o "confirmado", vai para o caderno antes da próxima conversa.
- Reveja na véspera. No fim do dia, leia os pedidos de amanhã e confira material e horário.
- Avise quando sair. Uma linha: "Seu pedido saiu para entrega" ou "Já pode retirar".
O uso das etiquetas está em como vender pelo WhatsApp Business. Os modelos de cobrança do sinal e do restante estão em como cobrar clientes pelo WhatsApp.
Perguntas comuns
Devo cobrar sinal em encomenda?
Em pedido feito sob medida, o sinal cobre o material se o cliente desistir. Diga o valor do sinal e o que acontece em caso de cancelamento antes de aceitar, por escrito.
Até quando aceito mudança no pedido?
Defina um prazo e avise na confirmação: "mudanças até (dia)". Depois disso, o material já foi comprado.
Como evito pedido de última hora?
Deixe o prazo mínimo de encomenda escrito onde o cliente vê antes de chamar: no perfil, no catálogo e no site. Veja o que o Instagram e o site fazem cada um.